Aineiston luovutus Toimihenkilöarkistoon

Akava ja STTK, niiden jäsenjärjestöt ja näiden alaorganisaatiot voivat luovuttaa pysyvästi säilytettävät 20 vuotta vanhemmat arkistoaineistonsa Toimihenkilöarkistoon. Arkisto ottaa vastaan myös muuta toimihenkilöjärjestöjen toimintaan liittyvää arkistoaineistoa. Toimintansa lopettaneiden toimihenkilöjärjestöjen aineistot arkisto ottaa vastaan ilman aikarajoitusta. Toimihenkilöarkistossa arkistoaineisto on vapaasti tutkijoiden käytettävissä, jollei luovuttaja toisin päätä.

Arkistonluovuttaja tekee luovutuspäätöksen, josta ilmenevät:

- päätös luovutuksen tekemisestä
- luovutettavan aineiston rajavuodet
- mahdolliset salassapitoajat ja muut tutkimuskäyttörajoitukset ja tutkimusluvan antaja käyttörajoitusaikana.

Luovutuspäätöksestä toimitetaan pöytäkirjan ote tai kopio Toimihenkilöarkistolle. Järjestetystä ja luetteloidusta  arkistosta Toimihenkilöarkisto tekee luovuttajan kanssa luovutussopimuksen.

Luovuttaja järjestää ja maksaa arkiston siirron.

Yli 20 vuotta vanhan arkistoaineiston säilyttäminen Toimihenkilöarkistossa on luovuttajalle maksutonta. Alle 20 vuotta vanhan tai hävitettävän aineiston säilytyksestä luovuttaja joutuu maksamaan 100 euroa/metri/vuosi.

Käytännön ohjeet arkistonluovuttajalle

• Lähetä Toimihenkilöarkistoon vain järjestön oman toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat: esimerkiksi pöytäkirjat, toimintakertomukset ja -suunnitelmat, lähetettyjen kirjeiden kopiot, järjestön omat säännöt ja ohjesäännöt, rekisteriasiakirjat, sopimusneuvotteluasiakirjat, järjestön julkaisemat lehdet ja painotuotteet, omien kurssien, juhlien ja tapahtumien asiakirjat, omat tutkimukset ja saapuneet toimenpiteisiin johtaneet asiakirjat. Älä lähetä järjestölle tiedoksi tulleita tiedotteita, muistioita, pöytäkirjakopioita yms. Ne ovat lähettäjän arkistossa.
• Älä lähetä asiakirjojen ylimääräisiä kopioita ja kaksoiskappaleita.
• Älä lähetä tilitositteita tai muita talousasiakirjoja, joiden lakisääteinen vähimmäissäilytysaika on alle 20 vuotta.
• Laita kaikki asiakirjat kansiohin tai mappeihin ja merkitse kansioihin järjestösi nimi ja lyhyesti tieto kansion sisällöstä.
• Toimihenkilöarkisto ei ota vastaan henkilöjäsenyyteen liittyviä luetteloita tai liittymisasiakirjoja.

Lisätietoja antaa Toimihenkilöarkiston henkilökunta.