Arkiston luovuttaminen Toimihenkilöarkistoon

Akava ja STTK, niiden jäsenjärjestöt ja niiden alaorganisaatiot voivat luovuttaa pysyvästi säilytettävät 20 vuotta vanhemmat arkistoaineistonsa Toimihenkilöarkistoon. Arkisto ottaa vastaan myös muuta toimihenkilöjärjestöjen toimintaan liittyvää arkistoaineistoa. Toimintansa lopettaneiden toimihenkilöjärjestöjen aineistot arkisto ottaa vastaan ilman aikarajoitusta. Toimihenkilöarkistossa arkistoaineisto on vapaasti tutkijoiden käytettävissä, jollei luovuttaja toisin päätä. Toimihenkilöarkisto ei ota vastaan henkilöjäsenyyteen liittyviä luetteloita tai liittymisasiakirjoja.

Arkistonluovuttaja tekee luovutuspäätöksen, josta ilmenevät:

- päätös luovutuksen tekemisestä
- luovutettavan aineiston rajavuodet
- mahdolliset salassapitoajat ja muut käyttörajoitukset ja tutkimusluvan antaja käyttörajoitusaikana.

Luovutuspäätöksestä toimitetaan pöytäkirjan ote tai kopio Toimihenkilöarkistolle. Luovutuksen yhteydessä tehdään luovutussopimus tai allekirjoitetaan vastaanottokuitti. Luovutussopimuksen pohja löytyy allaolevasta linkistä.

 

Luovuttaja järjestää ja maksaa arkiston siirron.

Yli 20 vuotta vanhan arkistoaineiston säilyttäminen on luovuttajalle maksutonta. Alle 20 vuotta vanhan tai hävitettävän aineiston säilytyksestä peritään maksu. Hinta on 100 euroa / metri / vuosi.

Aineiston luovuttajalta toivotaan mahdollisuuksien rajoissa taloudellista tai henkilöpanosta aineiston luovutus- ja/tai käyttökuntoon saattamiseen.

 

Käytännön ohjeet arkistonluovuttajalle

  • Kun suunnittelet arkistonluovutusta, ota mahdollisimman varhaisessa vaiheessa yhteyttä Toimihenkilöarkistoon. Meiltä saat tarkempia ohjeita arkistonluovutukseen liittyen. Jos arkistoaineistoa on paljon, käymme myös mielellämme katsomassa luovutettavaa arkistoa ennen aineiston toimittamista Toimihenkilöarkistoon.
  • Lähetä arkistoon vain järjestön oman toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat: esimerkiksi pöytäkirjat, toimintakertomukset ja -suunnitelmat, lähetettyjen kirjeiden kopiot, järjestön omat säännöt ja ohjesäännöt, rekisteriasiakirjat, sopimusneuvotteluasiakirjat, järjestön julkaisemat lehdet ja painotuotteet, valokuvat, omien kurssien, juhlien ja tapahtumien asiakirjat, omat tutkimukset ja saapuneet toimenpiteisiin johtaneet asiakirjat.
  • Älä lähetä järjestölle tiedoksi tulleita tiedotteita, muistioita, pöytäkirjakopioita yms. Ne ovat lähettäjän arkistossa.
  • Älä lähetä asiakirjojen ylimääräisiä kopioita ja kaksoiskappaleita.
  • Älä lähetä tilitositteita tai muita talousasiakirjoja, joiden lakisääteinen vähimmäissäilytysaika on alle 20 vuotta.
  • Laita kaikki asiakirjat kansiohin tai mappeihin ja merkitse kansioihin järjestösi nimi ja lyhyesti tieto kansion sisällöstä.
  • Varmista, että arkistolähetyksesi saapuu perille saakka. Pääsääntöisesti emme pysty noutamaan lähetyksiä postin toimipisteestä.  

Lisätietoja antaa Toimihenkilöarkiston henkilökunta.