Sähköisten asiakirjojen luovuttaminen Toimihenkilöarkistoon

Toimihenkilöarkisto voi ottaa vastaan myös pieniä määriä yhdistysten sähköisiä asiakirjoja. Ne säilytetään sähköisessä arkistossamme. Koska emme voi ottaa vastaan millaisia tiedostoja tahansa, olemme kirjanneet ylös sähköisille asiakirjoille asettamamme vaatimukset. Ne on tarkoitettu pienille yhdistyksille ja niiden tavallisilla toimisto-ohjelmilla tuottamille tekstiasiakirjoille. Tutustu vaatimuksiin ennen kuin teet ratkaisuja sähköisestä arkistoinnista.

Muista, että sähköinen säilyttäminen on vapaa-ehtoista. Jos se tuntuu hankalalta toteuttaa, asiakirjat voi aina säilyttää ja toimittaa Toimihenkilöarkistoon paperisina.

 

Yhdistyksen sähköisten asiakirjojen arkistointi Toimihenkilöarkistoon

sisältää tiedostoille asetetut vaatimukset ja ohjeita siirrosta arkistoon

Käytännön ohjeet arkistonluovuttajalle

  • Kun alat suunnitella sähköistä säilyttämistä tai asiakirjojen skannaamista, ota yhteys Toimihenkilöarkistoon.
  • Noudata arkistosta saamiasi ohjeita ja sovittuja toimintatapoja.
  • Myös sähköisen aineiston siirtämisestä Toimihenkilöarkistoon on oltava yhdistyksen hallituksen päätös, jossa luovutettava aineisto ja sen rajavuodet määritellään ja joka sisältää mahdolliset salassapitoajat ja muut käyttörajoitukset ja tutkimusluvan antajan käyttörajoitusaikana.
  • Luovuttava yhdistys maksaa siirron kustannukset.

Lisätietoja antaa Toimihenkilöarkiston henkilökunta.