Tietosuoja

Asiakastietojen käsittely Toimihenkilöarkistossa

(EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12–14 artiklassa tarkoitetut tiedot)

Päivitetty 25.5.2018

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:                Toimihenkilöarkistoyhdistys ry

Osoite:                                Elimäenkatu 9 B, 00510 Helsinki

Puhelin:                              09-7532650

Sähköposti:                        tha@th-arkisto.fi

Rekisterinpitäjän edustaja: Arkistonjohtaja Arto Alajoutsijärvi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Yhteyshenkilö:                   Riikka Lönnblad

Puhelin:                              09-7532604

Sähköposti:                        riikka.lonnblad @ th-arkisto.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Toimihenkilöarkistossa käsitellään arkistonluovuttajien, tutkijoiden ja muiden asiakkaiden henkilötietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot, järjestö, tiedot tilattavasta arkistoaineistosta ja tutkimusaiheesta tai luovutettavasta arkistoaineistosta sekä muut asiointiin liittyvät tiedot. Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään esim. sähköpostitse, puhelimitse, sopimusasiakirjoista tai Toimihenkilöarkistossa asioinnin yhteydessä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste:

Käsittelemme henkilötietoja arkistonluovutusten vastaanottoa ja tutkijapalvelun järjestämistä varten, voidaksemme tarjota neuvontaa ja koulutusta taustajärjestöillemme ja vastata arkistoaineistojamme koskeviin tiedusteluihin sekä muun asiakaspalvelumme toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sopimus, lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattaminen ja eräissä tapauksissa myös yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus tai antamasi suostumus.

Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

Tutkijapalvelu

Arkistoaineistoja käyttävien tutkijoiden henkilötietoja käsittelemme, jotta voimme valvoa arkistoaineistojen käyttöä ja suojata niitä asiattomalta pääsyltä, vahingoittumiselta ja tuhoutumiselta. Erityisesti silloin kuin aineistot sisältävät henkilötietoja tai muita salassa pidettäviä tai luottamuksellisia tietoja, meidän on varmistuttava siitä, että tietojen luovuttamiselle on lailliset tai luovutussopimuksen mukaiset perusteet.

Arkistonluovutukset

Arkistonluovuttajien henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta pystymme dokumentoimaan tiedon arkistoaineiston alkuperästä ja varmistamaan näin aineiston luotettavuuden, eheyden ja autenttisuuden. Käyttöluvan myöntäjän ja tekijänoikeuden haltijan henkilötietoja käsittelemme arkistoaineistojen tulevan käytön mahdollistamiseksi ja luovutussopimuksen ehtojen toteuttamiseksi.

Tiedustelut, kyselyt ja muu asiakaspalvelu

Kun otat meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivujemme kautta, käsittelemme henkilötietojasi asiakaspalvelumme toteuttamiseksi ja kehittämiseksi sekä tilausten ja neuvottelujen dokumentoimiseksi.

Koulutus- ja neuvontatoiminta

Toimihenkilöarkiston järjestämien koulutus- ja neuvontapalveluiden yhteydessä keräämme ja käsittelemme osallistujien henkilötietoja toimintamme dokumentoimiseksi sekä palveluidemme järjestämiseksi ja kehittämiseksi.

Lakien ja valtionapuviranomaisen ohjeiden noudattaminen

Käsittelemme henkilötietoja myös muiden lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, esim. kirjanpitoon liittyen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja myös, jotta voimme luotettavasti raportoida toiminnastamme ja yksityisille arkistoille tarkoitetun valtionavun käytöstä valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Asiakkaiden (esim. tutkijoiden ja arkistonluovuttajien) henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Toimihenkilöarkiston ulkopuolelle.

Arkistonluovuttajien henkilötiedot voidaan kuitenkin luovuttaa aineistoja käyttäville tutkijoille, jos se on tarpeellista arkistoaineiston alkuperän varmistamiseksi. Jos arkistoaineisto luovutetaan edelleen toiseen arkistoinstituutioon, vastaanottajalle voidaan luovuttaa myös aineistoa koskevat luovutustiedot sekä alkuperäisen luovuttajan henkilötiedot. Tieto käyttöluvan myöntäjästä tai tekijänoikeuden haltijasta voidaan luovuttaa aineiston käyttöä pyytävälle tutkijalle.

Toimihenkilöarkisto saa toimintaansa yksityisille arkistoille tarkoitettua valtionapua, jonka käyttöä valvovana viranomaisena toimii Kansallisarkisto. Valvontaviranomaisen erityisestä pyynnöstä Toimihenkilöarkiston asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa Kansallisarkistolle siltä osin kuin se on tarpeellista valtionavustuslain (688/2001) 14 §:ssä säädetyn tiedonantovelvollisuuden tai 16 §:ssä tarkoitetun tarkastusoikeuden täyttämiseksi.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Arkistoaineistojen asiakas-, luovuttaja- ja tilaajatietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Käytössä olevien tietojärjestelmien tarjoaja saattaa palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastiedot säilytetään Toimihenkilöarkistoyhdistys ry:n hallituksen hyväksymässä arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS) määritellyn ajan. Osa tiedoista on pysyvästi säilytettäviä ja osa määräajan säilytettäviä. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat, joita ei ole määritelty pysyvästi säilytettäviksi, hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinuun liittyviä henkilötietoja ja mitä tietoja käsittelemme. Voit milloin tahansa pyytää tietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojesi käsittelyä. Huomaa kuitenkin, että emme voi poistaa sellaisia henkilötietoja, joiden säilyttäminen perustuu lakiin tai joiden käsittelyyn on olemassa muu tärkeä ja laillinen peruste.

Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Toimihenkilöarkiston tietosuojayhteyshenkilöön tai arkistonjohtajaan. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti Toimihenkilöarkistossa, jotta pystymme varmistumaan henkilöllisyydestäsi.

Jos katsot, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu.