Tietosuoja

Asiakastietojen käsittely Toimihenkilöarkistossa

(EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12–14 artiklassa tarkoitetut tiedot)

Päivitetty 25.5.2018

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:

Toimihenkilöarkistoyhdistys ry

Osoite:

Elimäenkatu 9 B, 00510 Helsinki

Puhelin:

09-7532650

Sähköposti:

tha@th-arkisto.fi

Rekisterinpitäjän edustaja:

Arkistonjohtaja Arto Alajoutsijärvi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Yhteyshenkilö:

Anna Kemppinen

Puhelin:

040 773 4997

Sähköposti:

anna.kemppinen@th-arkisto.fi

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Toimihenkilöarkistossa käsitellään arkistonluovuttajien, tutkijoiden ja muiden asiakkaiden henkilötietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimi, yhteystiedot, järjestö, tiedot tilattavasta arkistoaineistosta ja tutkimusaiheesta tai luovutettavasta arkistoaineistosta sekä muut asiointiin liittyvät tiedot. Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään esim. sähköpostitse, puhelimitse, sopimusasiakirjoista tai Toimihenkilöarkistossa asioinnin yhteydessä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste:

Käsittelemme henkilötietoja arkistonluovutusten vastaanottoa ja tutkijapalvelun järjestämistä varten, voidaksemme tarjota neuvontaa ja koulutusta taustajärjestöillemme ja vastata arkistoaineistojamme koskeviin tiedusteluihin sekä muun asiakaspalvelumme toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisesti rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sopimus, lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattaminen ja eräissä tapauksissa myös yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus tai antamasi suostumus.

Käsittelemme henkilötietojasi esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

Tutkijapalvelu

Arkistoaineistoja käyttävien tutkijoiden henkilötietoja käsittelemme, jotta voimme valvoa arkistoaineistojen käyttöä ja suojata niitä asiattomalta pääsyltä, vahingoittumiselta ja tuhoutumiselta. Erityisesti silloin kuin aineistot sisältävät henkilötietoja tai muita salassa pidettäviä tai luottamuksellisia tietoja, meidän on varmistuttava siitä, että tietojen luovuttamiselle on lailliset tai luovutussopimuksen mukaiset perusteet.

Arkistonluovutukset

Arkistonluovuttajien henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta pystymme dokumentoimaan tiedon arkistoaineiston alkuperästä ja varmistamaan näin aineiston luotettavuuden, eheyden ja autenttisuuden. Käyttöluvan myöntäjän ja tekijänoikeuden haltijan henkilötietoja käsittelemme arkistoaineistojen tulevan käytön mahdollistamiseksi ja luovutussopimuksen ehtojen toteuttamiseksi.

Tiedustelut, kyselyt ja muu asiakaspalvelu

Kun otat meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivujemme kautta, käsittelemme henkilötietojasi asiakaspalvelumme toteuttamiseksi ja kehittämiseksi sekä tilausten ja neuvottelujen dokumentoimiseksi.

Koulutus- ja neuvontatoiminta

Toimihenkilöarkiston järjestämien koulutus- ja neuvontapalveluiden yhteydessä keräämme ja käsittelemme osallistujien henkilötietoja toimintamme dokumentoimiseksi sekä palveluidemme järjestämiseksi ja kehittämiseksi.

Lakien ja valtionapuviranomaisen ohjeiden noudattaminen

Käsittelemme henkilötietoja myös muiden lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi, esim. kirjanpitoon liittyen. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja myös, jotta voimme luotettavasti raportoida toiminnastamme ja yksityisille arkistoille tarkoitetun valtionavun käytöstä valvontaviranomaiselle.

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Asiakkaiden (esim. tutkijoiden ja arkistonluovuttajien) henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Toimihenkilöarkiston ulkopuolelle.

Arkistonluovuttajien henkilötiedot voidaan kuitenkin luovuttaa aineistoja käyttäville tutkijoille, jos se on tarpeellista arkistoaineiston alkuperän varmistamiseksi. Jos arkistoaineisto luovutetaan edelleen toiseen arkistoinstituutioon, vastaanottajalle voidaan luovuttaa myös aineistoa koskevat luovutustiedot sekä alkuperäisen luovuttajan henkilötiedot. Tieto käyttöluvan myöntäjästä tai tekijänoikeuden haltijasta voidaan luovuttaa aineiston käyttöä pyytävälle tutkijalle.

Toimihenkilöarkisto saa toimintaansa yksityisille arkistoille tarkoitettua valtionapua, jonka käyttöä valvovana viranomaisena toimii Kansallisarkisto. Valvontaviranomaisen erityisestä pyynnöstä Toimihenkilöarkiston asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa Kansallisarkistolle siltä osin kuin se on tarpeellista valtionavustuslain (688/2001) 14 §:ssä säädetyn tiedonantovelvollisuuden tai 16 §:ssä tarkoitetun tarkastusoikeuden täyttämiseksi.

Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Arkistoaineistojen asiakas-, luovuttaja- ja tilaajatietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Käytössä olevien tietojärjestelmien tarjoaja saattaa palvelun toteuttamista varten siirtää henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastiedot säilytetään Toimihenkilöarkistoyhdistys ry:n hallituksen hyväksymässä arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS) määritellyn ajan. Osa tiedoista on pysyvästi säilytettäviä ja osa määräajan säilytettäviä. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat, joita ei ole määritelty pysyvästi säilytettäviksi, hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinuun liittyviä henkilötietoja ja mitä tietoja käsittelemme. Voit milloin tahansa pyytää tietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojesi käsittelyä. Huomaa kuitenkin, että emme voi poistaa sellaisia henkilötietoja, joiden säilyttäminen perustuu lakiin tai joiden käsittelyyn on olemassa muu tärkeä ja laillinen peruste.

Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Toimihenkilöarkiston tietosuojayhteyshenkilöön tai arkistonjohtajaan. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti Toimihenkilöarkistossa, jotta pystymme varmistumaan henkilöllisyydestäsi.

Jos katsot, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu.

Tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely Toimihenkilöarkistossa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 12–14 artiklassa tarkoitetut tiedot.

Päivitetty 18.12.2018.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:

Toimihenkilöarkistoyhdistys ry

Osoite:

Elimäenkatu 9 B, 00510 Helsinki

Puhelin:

09-7532650

Sähköposti:

tha@th-arkisto.fi

Rekisterinpitäjän edustaja:

Arkistonjohtaja Arto Alajoutsijärvi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Yhteyshenkilö:

Anna Kemppinen

Puhelin:

040 773 4997

Sähköposti:

anna.kemppinen@th-arkisto.fi

Käsittelemmekö sinun henkilötietojasi?

Toimihenkilöarkistossa käsitellään toimihenkilöjärjestöjen ja muiden toimihenkilöyhteisöjen nykyisten ja entisten jäsenten, toimi-, luottamus- ja yhteyshenkilöiden sekä muiden niiden toimintaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja. Lisäksi käsittelemme henkilöarkistoihin ja niiden kuvailutietoihin sisältyviä arkistonmuodostajan ja muiden henkilöiden henkilötietoja.

Toimihenkilöjärjestöillä tarkoitetaan Akavaa, STTK:ta ja TVK:ta, niiden jäsenjärjestöjä ja jäsenjärjestöjen alaorganisaatioita (piiri- ja paikallisyhdistyksiä ja ammattiosastoja). Muita toimihenkilöyhteisöjä ovat toimihenkilöjärjestöjen toimintaan läheisesti liittyvät yhteisöt, kuten koulutus- ja lomajärjestöt.

Tiedot on saatu toimihenkilöjärjestöiltä ja -yhteisöiltä sekä muilta arkistonluovuttajilta, jotka ovat keränneet tiedot oman toimintansa yhteydessä ja luovuttaneet arkistonsa Toimihenkilöarkistoon.

Jos siis olet tai olet ollut esimerkiksi jäsenenä, toimihenkilönä tai luottamusmiehenä ammattiyhdistyksessä, joka on luovuttanut arkistonsa Toimihenkilöarkistoon, tai työskennellyt tällaisen ammattijärjestön palveluksessa, henkilötietojasi saattaa sisältyä Toimihenkilöarkistossa säilytettäviin kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoihin. Tiedon siitä, mitkä järjestöt ovat luovuttaneet arkistonsa Toimihenkilöarkistoon, löydät sähköisestä arkistopalvelustamme, josta voit hakea tietoja esimerkiksi järjestön nimellä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Toimihenkilöarkistossa säilytettävät arkistoaineistot voivat sisältää esim. seuraavia tietoja ammattiliiton jäsenistä, toimi- ja luottamushenkilöistä ja henkilökunnasta:

jäsenluettelon ylläpitämiseen ja jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
ammattijärjestöjen edunvalvonta- ja neuvottelutoimintaan liittyvät tiedot
tiedot osallistumisesta ammattijärjestön toimintaan, kuten kokouksiin, koulutustilaisuuksiin, tapahtumiin jne.
tieto luottamustehtävästä, esim. luottamusmiehenä toimimisesta tai hallituksen jäsenyydestä
työttömyys- ja avustuskassojen jäseniä ja näiden perheenjäseniä koskevat tiedot
ammattijärjestöjen henkilökunnan palvelussuhteeseen liittyvät tiedot

Tarkempia tietoja käsiteltävistä henkilötiedoista löydät eri arkistojen kuvailutiedoista sähköisestä arkistostamme.

Miksi käsittelemme tietojasi?

Toimihenkilöarkiston tarkoituksena on koota, säilyttää, luetteloida ja asettaa tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön toimihenkilöjärjestöjen ja muiden toimihenkilöyhteisöjen arkistoaineistot. Keräämme ja säilytämme toimihenkilöliikkeen ja toimihenkilöammattien historiaa dokumentoivia, tutkimuksellisesti ja kulttuuriperinnön näkökulmasta arvokkaita asiakirja-aineistoja, jotka usein sisältävät myös henkilötietoja. Niitä käytetään erityisesti tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen lähdeaineistona, ja ne ovat osa yhteistä asiakirjallista kulttuuriperintöämme.

Toimihenkilöarkistossa säilytettäviin kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoihin sekä niiden kuvailutietoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, josta säädetään yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdassa ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 4 kohdassa. Osa arkistoaineistoista sisältää myös niin sanottuja arkaluonteisia henkilötietoja tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten tietoja ammattiliiton jäsenyydestä. Niitä käsittelemme yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j alakohdan ja tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 8 kohdan perusteella.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Säilytämme tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoja toimihenkilöliikkeen historian ja perinteen tallentamiseksi ja sen saattamiseksi yleisön saataville sekä sitä koskevan tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen edistämiseksi. Siksi tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sekä niiden kuvailutietoihin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tutkijoille käytettäväksi tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös muissa tilanteissa, joissa vastaanottajalla on tietosuojalainsäädännön mukainen käsittelyperuste. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi arkistonmuodostajajärjestöjen ja niiden seuraajajärjestöjen toimintaa varten, kuten jäsenrekisterin hoitoa tai jäsenten oikeudellista edunvalvontaa varten.

Aineistoihin tai niiden kuvailutietoihin liittyviä henkilötietoja voidaan saattaa yleisesti käytettäväksi tietoverkon välityksellä tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa.

Yksittäistä jäsentä koskevat ammattiliiton jäsenyyteen, edunvalvonta-asioihin tai henkilön yksityiselämään, henkilökohtaisiin olosuhteisiin tai taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot ovat yleensä salassa pidettäviä. Tällaisten tietojen käyttö tutkimustarkoituksissa edellyttää pääsääntöisesti arkistonjohtajan myöntämää käyttölupaa.

Tietojen luovuttamista tutkimus- ja muuhun käyttöön on voitu rajoittaa myös arkistonluovuttajan asettamalla käyttörajoituksella.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Mitä vanhempia asiakirjat ovat, sitä suurempi on yleensä niiden tutkimuksellinen ja kulttuuriperintöön liittyvä arvo. Siksi Toimihenkilöarkistoon luovutetut arkistoaineistot ja niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.

Sinun oikeutesi

Jos henkilötietojasi sisältyy Toimihenkilöarkistossa säilytettäviin tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin, sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen 15–21 artikloissa tarkemmin säädetty oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää tietojesi oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä tai siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Meillä on kuitenkin oikeus kieltäytyä toteuttamasta pyyntöäsi, jos tietosuoja-asetuksen 15–21 artiklan mukaisten oikeuksiesi käyttäminen todennäköisesti estäisi tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

Jos sinulla on kysyttävää tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin tai niiden kuvailutietoihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä tai haluat pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin, tietojesi oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustamista, voit ottaa yhteyttä Toimihenkilöarkiston arkistonjohtajaan tai tietosuojayhteyshenkilöön.