Tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely Toimihenkilöarkistossa

 

Tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittely Toimihenkilöarkistossa

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 12–14 artiklassa tarkoitetut tiedot.

Päivitetty 2.6.2020.

 

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:                        Toimihenkilöarkistoyhdistys ry

Osoite:                                          Elimäenkatu 9 B, 00510 Helsinki

Puhelin:                                       09-7532650

Sähköposti:                                 tha@th-arkisto.fi

Rekisterinpitäjän edustaja:     Arkistonjohtaja Arto Alajoutsijärvi

 

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Yhteyshenkilö:                           Riikka Lönnblad

Puhelin:                                       040 773 4997      

Sähköposti:                                 riikka.lonnblad@th-arkisto.fi

 

Käsittelemmekö sinun henkilötietojasi?

Toimihenkilöarkistossa käsitellään toimihenkilöjärjestöjen ja muiden toimihenkilöyhteisöjen nykyisten ja entisten jäsenten, toimi-, luottamus- ja yhteyshenkilöiden sekä muiden niiden toimintaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja. Lisäksi käsittelemme henkilöarkistoihin ja niiden kuvailutietoihin sisältyviä arkistonmuodostajan ja muiden henkilöiden henkilötietoja.

Toimihenkilöjärjestöillä tarkoitetaan Akavaa, STTK:ta ja TVK:ta, niiden jäsenjärjestöjä ja jäsenjärjestöjen alaorganisaatioita (piiri- ja paikallisyhdistyksiä ja ammattiosastoja). Muita toimihenkilöyhteisöjä ovat toimihenkilöjärjestöjen toimintaan läheisesti liittyvät yhteisöt, kuten koulutus- ja lomajärjestöt.

Tiedot on saatu toimihenkilöjärjestöiltä ja -yhteisöiltä sekä muilta arkistonluovuttajilta, jotka ovat keränneet tiedot oman toimintansa yhteydessä ja luovuttaneet arkistonsa Toimihenkilöarkistoon.

Jos siis olet tai olet ollut esimerkiksi jäsenenä, toimihenkilönä tai luottamusmiehenä ammattiyhdistyksessä, joka on luovuttanut arkistonsa Toimihenkilöarkistoon, tai työskennellyt tällaisen ammattijärjestön palveluksessa, henkilötietojasi saattaa sisältyä Toimihenkilöarkistossa säilytettäviin kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoihin. Tiedon siitä, mitkä järjestöt ovat luovuttaneet arkistonsa Toimihenkilöarkistoon, löydät sähköisestä arkistopalvelustamme, josta voit hakea tietoja esimerkiksi järjestön nimellä.

 

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Toimihenkilöarkistossa säilytettävät arkistoaineistot voivat sisältää esim. seuraavia tietoja ammattiliiton jäsenistä, toimi- ja luottamushenkilöistä ja henkilökunnasta:

  • jäsenluettelon ylläpitämiseen ja jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
  • ammattijärjestöjen edunvalvonta- ja neuvottelutoimintaan liittyvät tiedot
  • tiedot osallistumisesta ammattijärjestön toimintaan, kuten kokouksiin, koulutustilaisuuksiin, tapahtumiin jne.
  • tieto luottamustehtävästä, esim. luottamusmiehenä toimimisesta tai hallituksen jäsenyydestä
  • työttömyys- ja avustuskassojen jäseniä ja näiden perheenjäseniä koskevat tiedot
  • ammattijärjestöjen henkilökunnan palvelussuhteeseen liittyvät tiedot

Tarkempia tietoja käsiteltävistä henkilötiedoista löydät eri arkistojen kuvailutiedoista sähköisestä arkistostamme.

 

Miksi käsittelemme tietojasi?

Toimihenkilöarkiston tarkoituksena on koota, säilyttää, luetteloida ja asettaa tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön toimihenkilöjärjestöjen ja muiden toimihenkilöyhteisöjen arkistoaineistot. Keräämme ja säilytämme toimihenkilöliikkeen ja toimihenkilöammattien historiaa dokumentoivia, tutkimuksellisesti ja kulttuuriperinnön näkökulmasta arvokkaita asiakirja-aineistoja, jotka usein sisältävät myös henkilötietoja. Niitä käytetään erityisesti tieteellisen tai historiallisen tutkimuksen lähdeaineistona, ja ne ovat osa yhteistä asiakirjallista kulttuuriperintöämme.

Toimihenkilöarkistossa säilytettäviin kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistoihin sekä niiden kuvailutietoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus, josta säädetään yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdassa ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 4 kohdassa. Osa arkistoaineistoista sisältää myös niin sanottuja arkaluonteisia henkilötietoja tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten tietoja ammattiliiton jäsenyydestä. Niitä käsittelemme yleishyödyllisessä arkistointitarkoituksessa tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j alakohdan ja tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 8 kohdan perusteella.

 

Kenelle luovutamme tietojasi?

Säilytämme tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoja toimihenkilöliikkeen historian ja perinteen tallentamiseksi ja sen saattamiseksi yleisön saataville sekä sitä koskevan tieteellisen ja historiallisen tutkimuksen edistämiseksi. Siksi tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin sekä niiden kuvailutietoihin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tutkijoille käytettäväksi tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös muissa tilanteissa, joissa vastaanottajalla on tietosuojalainsäädännön mukainen käsittelyperuste. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi arkistonmuodostajajärjestöjen ja niiden seuraajajärjestöjen toimintaa varten, kuten jäsenrekisterin hoitoa tai jäsenten oikeudellista edunvalvontaa varten.

Aineistoihin tai niiden kuvailutietoihin liittyviä henkilötietoja voidaan saattaa yleisesti käytettäväksi tietoverkon välityksellä tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa.

Yksittäistä jäsentä koskevat ammattiliiton jäsenyyteen, edunvalvonta-asioihin tai henkilön yksityiselämään, henkilökohtaisiin olosuhteisiin tai taloudelliseen asemaan liittyvät tiedot ovat yleensä salassa pidettäviä. Tällaisten tietojen käyttö tutkimustarkoituksissa edellyttää pääsääntöisesti arkistonjohtajan myöntämää käyttölupaa.

Tietojen luovuttamista tutkimus- ja muuhun käyttöön on voitu rajoittaa myös arkistonluovuttajan asettamalla käyttörajoituksella.

 

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Mitä vanhempia asiakirjat ovat, sitä suurempi on yleensä niiden tutkimuksellinen ja kulttuuriperintöön liittyvä arvo. Siksi Toimihenkilöarkistoon luovutetut arkistoaineistot ja niihin sisältyvät henkilötiedot säilytetään pysyvästi.

 

Sinun oikeutesi

Jos henkilötietojasi sisältyy Toimihenkilöarkistossa säilytettäviin tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin, sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen 15–21 artikloissa tarkemmin säädetty oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää tietojesi oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä tai siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Meillä on kuitenkin oikeus kieltäytyä toteuttamasta pyyntöäsi, jos tietosuoja-asetuksen 15–21 artiklan mukaisten oikeuksiesi käyttäminen todennäköisesti estäisi tietojen käsittelyn yleisen edun mukaisten tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttaisi sitä suuresti.

Jos sinulla on kysyttävää tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin tai niiden kuvailutietoihin liittyvästä henkilötietojen käsittelystä tai haluat pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin, tietojesi oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustamista, voit ottaa yhteyttä Toimihenkilöarkiston arkistonjohtajaan tai tietosuojayhteyshenkilöön.

Jos katsot, että henkilötietojasi ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/etusivu.