Digitaalisten asiakirjojen luovuttaminen Toimihenkilöarkistoon

Toimihenkilöarkisto ottaa vastaan myös kohtuullisia määriä yhdistysten digitaalisia asiakirjoja. Ne säilytetään sähköisessä arkistossamme (Yksa), joka on toteutettu yhteistyössä Disec Oy:n kanssa. 

Kun suunnittelet sähköistä arkistointia tai digitaalisen aineiston luovuttamista arkistoon, voit aluksi tutustua Yksityisten keskusarkistojen yhteisesti laatimaan sähköisen tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjeeseen: 

Kuinka yhdistyksen digitaalisen aineiston siirto Toimihenkilöarkistoon etenee, minkälaisia työvaiheita prosessiin kuuluu? Ohessa tiivistelmä siirtoprosessista Toimihenkilöarkistoon, lisäksi löydät täältä muut siirtovalmisteluun tarvitsemasi dokumentit:

Käytännön ohjeet arkistonluovuttajalle

• Kun alat suunnitella sähköistä säilyttämistä, asiakirjojen skannaamista tai digitaalisten aineistojen luovuttamista, ota ensin yhteys Toimihenkilöarkistoon.

• Noudata arkistosta saamiasi ohjeita ja sovittuja toimintatapoja.

• Myös digitaalisen aineiston siirtämisestä Toimihenkilöarkistoon on tehtävä sopimus ja luovutuspäätös.

• Täytä ainakin siirtosuunnitelma sekä mahdollisuuksien mukaan tarkempi siirtoluettelo

• Luovuttaja maksaa siirron kustannukset.

• Alle 10 vuotta vanhan sähköisen aineiston säilytyksestä peritään maksu. Hinta on 50 euroa/gigatavu/vuosi.

• Digitaaliset aineistot siirretään Toimihenkilöarkistoon ensisijaisesti turvapostilla osoitteesta https://www.turvaposti.fi/viesti/tha@th-arkisto.fi.

Lisätietoja antaa Toimihenkilöarkiston henkilökunta.