Digitaalisten asiakirjojen luovuttaminen Toimihenkilöarkistoon

Toimihenkilöarkisto ottaa vastaan myös pieniä määriä yhdistysten digitaalisia asiakirjoja. Ne säilytetään sähköisessä arkistossamme (Yksa), joka on toteutettu yhteistyössä Disec Oy:n kanssa. 

Tällä hetkellä pystymme ottamaan vastaan ainoastaan valmiiksi seulottua ja pitkäaikaiseen säilyttämiseen sopivassa tiedostomuodossa olevaa arkistoaineistoa. 

Kun suunnittelet sähköistä arkistointia tai digitaalisen aineiston luovuttamista arkistoon, voit aluksi tutustua Yksityisten keskusarkistojen yhteisesti laatimaan sähköisen tiedonhallinnan ja arkistoinnin ohjeeseen: 

Kuinka yhdistyksen digitaalisen aineiston siirto Toimihenkilöarkistoon etenee, minkälaisia työvaiheita prosessiin kuuluu? Ohessa tiivistelmä siirtoprosessista Toimihenkilöarkistoon, lisäksi löydät täältä muut siirtovalmisteluun tarvitsemasi dokumentit:

Käytännön ohjeet arkistonluovuttajalle

• Kun alat suunnitella sähköistä säilyttämistä, asiakirjojen skannaamista tai digitaalisten aineistojen luovuttamista, ota ensin yhteys Toimihenkilöarkistoon.

• Noudata arkistosta saamiasi ohjeita ja sovittuja toimintatapoja.

• Myös digitaalisen aineiston siirtämisestä Toimihenkilöarkistoon on tehtävä sopimus ja luovutuspäätös.

• Täytä ainakin siirtosuunnitelma sekä mahdollisuuksien mukaan tarkempi siirtoluettelo

• Luovuttaja maksaa siirron kustannukset.

• Alle 10 vuotta vanhan sähköisen aineiston säilytyksestä peritään maksu. Hinta on 50 euroa/gigatavu/vuosi.

• Digitaaliset aineistot siirretään Toimihenkilöarkistoon ensisijaisesti turvapostilla osoitteesta https://www.turvaposti.fi/viesti/tha@th-arkisto.fi.

Lisätietoja antaa Toimihenkilöarkiston henkilökunta.