Arkistoluovutukset

Akava ja STTK, niiden jäsenjärjestöt ja alaorganisaatiot voivat luovuttaa pysyvästi säilytettävät 20 vuotta vanhemmat arkistoaineistonsa Toimihenkilöarkistoon. Toimintansa lopettaneiden toimihenkilöjärjestöjen aineistot arkisto ottaa vastaan ilman aikarajoitusta. Toimihenkilöarkistossa arkistoaineisto on vapaasti tutkijoiden käytettävissä, jollei luovuttaja toisin päätä. 

Otamme vastaan myös muuta toimihenkilöjärjestöjen toimintaan liittyvää arkistoaineistoa. Henkilöjäsenyyteen liittyviä luetteloita tai liittymisasiakirjoja emme ota vastaan.

Sähköisiin asiakirjoihin liittyvät ohjeet löydät tältä sivulta.

Luovutussopimus ja -päätös

Arkistonluovuttaja tekee luovutuspäätöksen, josta ilmenevät:

- päätös luovutuksen tekemisestä
- luovutettavan aineiston rajavuodet
- mahdolliset salassapitoajat ja muut käyttörajoitukset sekä tutkimusluvan antaja käyttörajoitusaikana.

Luovutuspäätöksestä toimitetaan pöytäkirjan ote tai kopio Toimihenkilöarkistolle. 

Luovutuksen yhteydessä tehdään luovutussopimus tai allekirjoitetaan vastaanottokuitti. Luovutussopimuksen pohja löytyy allaolevasta linkistä:

Luovutuksen maksullisuus

Luovuttaja järjestää ja maksaa arkiston siirron.

Yli 20 vuotta vanhan arkistoaineiston säilyttäminen on luovuttajalle maksutonta. Alle 20 vuotta vanhan tai hävitettävän aineiston säilytyksestä peritään maksu. Hinta on 100 euroa / metri / vuosi.

Aineiston luovuttajalta toivotaan mahdollisuuksien rajoissa taloudellista tai henkilöpanosta aineiston luovutus- ja/tai käyttökuntoon saattamiseen.

Käytännön ohjeet arkistonluovuttajalle

  • Kun suunnittelet arkistonluovutusta, ota mahdollisimman varhaisessa vaiheessa yhteyttä Toimihenkilöarkistoon. Meiltä saat tarkempia ohjeita arkistonluovutukseen liittyen. Jos arkistoaineistoa on paljon, käymme myös mielellämme katsomassa luovutettavaa arkistoa ennen aineiston toimittamista Toimihenkilöarkistoon.
  • Toimita arkistoon vain järjestön oman toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat, esimerkiksi:
    • pöytäkirjat
    • toimintakertomukset ja -suunnitelmat
    • lähetettyjen kirjeiden kopiot
    • järjestön omat säännöt ja ohjesäännöt
    • rekisteriasiakirjat
    • sopimusneuvotteluasiakirjat
    • järjestön julkaisemat lehdet ja painotuotteet
    • valokuvat
    • omien kurssien, juhlien ja tapahtumien asiakirjat
    • omat tutkimukset
    • saapuneet toimenpiteisiin johtaneet asiakirjat.
  • Älä toimita arkistoon:
    • tiedoksi tulleita tiedotteita, muistioita, pöytäkirjakopioita yms. Ne ovat lähettäjän arkistossa.
    • asiakirjojen ylimääräisiä kopioita ja kaksoiskappaleita.
    • tilitositteita tai muita talousasiakirjoja, joiden lakisääteinen vähimmäissäilytysaika on alle 20 vuotta.
  • Laita kaikki asiakirjat kansiohin tai mappeihin ja merkitse kansioihin järjestösi nimi ja lyhyesti tieto kansion sisällöstä.
  • Pakkaa kansiot huolellisesti kuljetusta varten. Liitä mukaan luovutussopimus ja -päätös sekä mahdollinen arkistoluettelo. Voit myös toimittaa luovutusasiakirjat erikseen.
  • Tuo arkisto meille itse tai lähetä se valitsemasi kuljetusfirman kautta.
  • Varmista, että lähetyksesi saapuu perille saakka. Emme pysty hakemaan lähetyksiä noutopisteistä.

Lisätietoja antaa Toimihenkilöarkiston henkilökunta.