Tiedonhallinta / arkistonmuodostuksen ohjaus

• Järjestö tuntee toimintansa parhaiten itse, joten sen tulisi laatia suuntaviivat omalle suunnitelmalliselle arkistonmuodostukselleen: arkistointiohjeet, AMS (arkistonmuodostussuunnitelma), TOS​ (tiedonohjaussuunnitelma).

• Arkistonmuodostusta suunniteltaessa yhdistyksessä otetaan ensin selvää, mitä asiakirjoja omassa toiminnassa syntyy ja kuka vastaa niiden arkistoinnista.

• Sitten määritellään asiakirjojen säilytysarvo ja säilytysajat.

• Määräajan säilytettävät: säilytysaika perustuu omaan tarpeeseen tai lainsäädäntöön (esim. kirjanpitolaki)​.

• Arkistoitavat, aktiivikäytöstä poistuneet asiakirjat toimitetaan päätearkistoon Toimihenkilöarkistoon.

• Kysy tarvittaessa neuvoa Toimihenkilöarkistosta, autamme mielellämme!